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Das „notebooklose“ Büro

By 6. November 2019 No Comments

Der Desktop-PC schien vor einigen Jahren gegenüber Notebooks immer mehr ins Hintertreffen zu geraten. Die Mobilität der Notebooks war ein Vorteil. Heute wird dieser Vorteil aber immer irrelevanter und andere Eigenschaften eines Office-PCs, wie Lautlosigkeit oder Kompaktheit, treten in den Vordergrund. Verantwortlich dafür ist die Cloud. Immer mehr Applikationen sind cloud- bzw. webbasiert. Damit ist der Zugriff auf die Programme und Daten unabhängig vom Device mit dem man arbeitet. Desktop-PCs am Arbeitsplatz und ein Smartphone für ausser Haus sind die ideale Kombination für die meisten von uns. Ein Notebook benötigt nur noch, wer tatsächlich unterwegs mit einem vollwertigen Computer arbeiten muss.

Notebookloses Büro

Wie wir ohne Notebooks arbeiten

Bei Prime Computer haben wir bereits ein «notebookloses» Büro. Als Hersteller von Desktop-PCs liegt das natürlich auf der Hand. Es ist allerdings nicht so, dass wir Kompromisse eingehen müssen. Mit unserer aktuellen Struktur und Arbeitsweise machen Notebooks für uns keinen Sinn mehr.

An jedem Arbeitsplatz steht ein PrimeMini und je zwei Bildschirme. Bei Arbeitsbeginn loggt sich jeder Mitarbeiter mit seinem Prime Computer Microsoft-Account ein. Die individuellen Windows-Einstellungen aber auch der Desktop, E-Mail-Accounts usw. können problemlos über mehrere Computer synchronisiert werden. Alle Daten und Dokumente sind sowieso in der Cloud auf OneDrive abgelegt. Der Administrator kann festlegen, welcher Angestellte bzw. welcher Microsoft-Account auf welche Daten in OneDrive zugreifen kann. Microsoft Office und Adobe CC Applikationen sind lokal auf den Mini-PCs installiert. Allerdings muss zum Beispiel bei Adobe CC nicht für jeden Arbeitsplatz eine Lizenz gekauft werden. Durch die Lizenz beschränkt ist nur wie viele Nutzer gleichzeitig auf die Programme zugreifen können.

Weitere täglich genutzte Programme wie Pipedrive für CRM und Pipelines, Asana für die Aufgabenverwaltung oder WordPress für das Management der Website sind sowieso webbasierte Applikationen, auf die mittels des Browsers zugegriffen wird. Alle Programme, die man unterwegs braucht, wie Pipedrive, Asana oder auch das Kommunikationstool Microsoft Teams haben mittlerweile ausgefeilte mobile Apps. Dies erlaubt es ohne Probleme die CRM Datenbank oder anstehende Aufgaben über das Smartphone abzurufen und zu verwalten.

Büro ohne Notebooks
PrimeMini 2 Bildschirme

Ressourcen optimal nutzen

Ein weiterer Vorteil der cloudbasierten Arbeitsweise ist, dass Ressourcen geteilt werden können. Gerade bei mehreren Angestellten, die Teilzeit arbeiten oder wenn z.B. ein Verkäufer nur selten tatsächlich im Büro ist, können Arbeitsplätze geteilt werden. Man muss sich nur mit seinem Account einloggen und hat seinen individuellen «Arbeitsplatz». Ein Computer pro Arbeitsplatz genügt, es braucht nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Notebook, das er dann am Arbeitsplatz anschliesst.

Bei Prime Computer hat zwar jeder noch seinen eigenen Schreibtisch, es werden aber trotzdem Ressourcen geteilt. Für 95% der Anwendungen genügt auch bei uns ein normaler, günstiger Office-PC, wie der PrimeMini mit i3 Prozessor. Wenn wir aber ein Video mit Adobe Premiere bearbeiten oder eine aufwendige Grafik in Adobe Illustrator erstellen, dann ist mehr Leistung wünschenswert. Zwei Arbeitsplätze sind bei uns mit potenteren PrimeMini mit Intel i7 Prozessor ausgerüstet. Jeder kann so bei Bedarf an einem dieser PCs arbeiten, ohne dass die Firma übermässig viel Geld in die Hand nehmen muss, um alle Arbeitsplätze mit teurerer Hardware auszustatten, die zu 95% gar nicht ausgenutzt werden kann.

Eine Gefahr, die oft unterschätzt wird, kann durch den Verzicht auf Notebooks ebenfalls eliminiert werden. Notebooks, die Mitarbeiter nach Hause nehmen, können gestohlen oder z.B. im Zug vergessen werden. Hier ist es in der Praxis sicherer Daten in der geschützten Cloud zu lagern, als direkt auf den Notebooks der Mitarbeiter.

Prime Computer AG
Notebookloses Meeting

Das "notebooklose" Meeting

Bei Meetings und Teamsitzungen brauchen wir ebenfalls keine Notebooks. Im Sitzungszimmer ist ein riesiger Touchscreen-Monitor aufgestellt. Auf der Rückseite wurde ein PrimeMini montiert und an den Screen angeschlossen. Man erhält einen vollwertigen PC für Präsentationen und kann gleichzeitig auf alle Cloud-Applikationen, wie CRM oder das Aufgabenmanagement-Tool, zugreifen. Die Eingaben erfolgen über den Touchscreen oder eine kabellose Maus und Tastatur.

Haben wir jemanden einer anderen Firma bei uns, der etwas präsentiert, bringt er in den allermeisten Fällen ein Notebook mit und möchte dieses instinktiv als erstes für seine Präsentation anschliessen. Das wäre natürlich kein Problem. Die allermeisten haben aber Ihre Präsentation und was sie sonst noch zeigen wollen online gespeichert und können direkt über unseren Meeting-PC und Browser darauf zugreifen. So bleibt das Notebook fast immer in der Tasche.

Bei Teamsitzungen führen wir das Protokoll im Aufgabenmanagement-Tool Asana. Alle Mitarbeiter können auf dieses Tool online zugreifen und Punkte eintragen, die sie besprechen möchten. Im Protokoll wird nur wenig festgehalten: Fragen, Ergebnisse und die direkt zugeteilten Aufgaben bzw. weiteren Schritte. Man muss sich so auf ein Ergebnis einigen, das dann verbindlich und für alle nachprüfbar festgehalten wird.

Studien zeigen, dass Notebooks aber auch Smartphones als Verbindung zur «Aussenwelt» in einem Meeting immer eine potentielle Ablenkungsquelle darstellen, was die Qualität von Meetings negativ beeinträchtigt. Wenn eine Person im Meeting einen Computer bedient, genügt das. Wichtig ist auch, dass nur Personen am Meeting teilnehmen, die für das Meeting relevant sind und für die das Meeting relevant ist. So entsteht innerhalb einer Besprechung für keinen Teilnehmer «tote Zeit», die er mit Arbeiten an seinem Notebook vermeintlich überbrücken kann bzw. muss.

Um Meetings in diesem Sinne viel effizienter managen zu können, gibt es z.B. mit conveet ein äusserst hilfreiches, cloudbasiertes Tool. Die Schritte, die wir bei Prime Computer noch mit mehreren einzelnen Programmen erledigen, sind hier in einem Programm übersichtlich zusammengefasst und strukturiert. Zudem bietet conveet noch viele weitere Funktionen. Der Product Owner von conveet, Christian Luger, hat in einem LinkedIn-Post, das «notebooklose» Meeting ebenfalls angesprochen. Die zahlreichen Kommentare zum Post zeigen, dass das Thema für viele sehr spannend ist.

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